Les organisateurs d’événements selon certaine service d’organisation de séminaire et événement de team building dans des château a Lyon, sont confrontés au défi d’organiser un événement qui fait exactement ce qu’il est censé faire, tout en assurant la sécurité de ses participants. Heureusement, cela est possible en adoptant une approche uniforme de coopération et de collaboration avec tous les acteurs clés de la manifestation. Il doit y avoir un équilibre subtil entre la mise en œuvre de toutes les directives de sécurité requises pour le lieu choisi, tout en veillant à ce que les participants profitent de la nature de l’événement. Continuez à lire pour en savoir plus.
Connaître les dernières directives
Pour planifier un événement dans ce cadre, il est important de comprendre les dernières directives concernant COVID-19. Il s’agit notamment de se tenir au courant des annonces légitimes établies en coordination avec les autres agences gouvernementales locales et les organisations et autorités médicales de confiance. En outre, la mise en œuvre de votre événement avec les dernières mesures de sécurité COVID-19 aidera également votre événement à obtenir l’approbation de l’unité gouvernementale locale qui délivre le permis nécessaire pour organiser un événement et les assurera qu’il n’y aura aucun risque pour vos participants.
Il est préférable de poser des questions telles que : certains de vos participants étrangers devront-ils se mettre en quarantaine pendant un certain temps avant de se rendre à votre événement ? Devront-ils apporter ou présenter des documents de voyage sur place ? Il peut également être utile d’inclure ces informations lorsque vous obtenez votre permis de manifestation, afin que les autorités locales sachent que vous attendez des visiteurs ou des exposants étrangers.
Mettez des fournitures hygiéniques à disposition sur place
En cette période de pandémie, il est important de penser à la sécurité des participants à votre événement. Bien que chacun ait la responsabilité de prendre soin de sa propre santé, il ne serait certainement pas mal de les aider à rester en sécurité pendant votre événement.
En plus de la distance à respecter, vous devez, en tant qu’organisateur, vous assurer que des fournitures supplémentaires sont disponibles en dehors de ce que le site fournit en général. En tant qu’organisateur, vous devez veiller à ce que de l’alcool et d’autres solutions désinfectantes soient disponibles à tout moment. Cela sera également utile si certains participants n’apportent pas leur propre matériel.
Communiquer avec les participants
Comme mentionné précédemment, vous ne voulez pas décourager les participants potentiels de choisir votre événement. En gardant cela à l’esprit, vous avez également la charge de communiquer de manière créative à vos participants tous les efforts que vous faites pour que l’événement soit sûr, fructueux et utile.
Environ 3 à 6 mois avant le jour de l’événement, faites l’effort de dynamiser votre marketing sur les médias sociaux en proposant des promotions créatives de l’événement et assurez-leur un voyage sûr vers votre événement. Soyez inventif sur la manière dont vous allez procéder et comprenez les exigences de votre événement.
Vous pouvez créer des infographies sur la distanciation sociale, l’importance du port d’un masque ou les raisons pour lesquelles il est crucial de se désinfecter – tout dépend de vous. Gardez votre public cible à l’esprit et soyez prudent dans le choix de vos mots sur la manière dont vous souhaitez le rassurer.
Encouragez la préinscription
L’inscription à un événement le jour même peut prendre trop de temps et entraîner de longues files d’attente à l’extérieur de l’événement. Ce n’est vraiment pas la situation idéale lorsque vous organisez un salon au milieu du COVID-19, car de grandes foules se rassemblant en un seul endroit en même temps peuvent poser des risques de contamination croisée. Dans la mesure du possible, découragez les inscriptions sur place.
Il existe de nombreuses façons d’encourager la préinscription. Expliquez aux participants comment ils peuvent bénéficier d’une inscription anticipée. Offrez des incitations ou des cadeaux aux personnes qui s’inscrivent tôt.
Envisagez des événements hybrides
Dans la mesure où vous organisez un événement en direct et que vous souhaitez avoir le même nombre de participants qu’avant COVID-19, il serait difficile d’y parvenir aujourd’hui alors que certains de vos anciens visiteurs sont encore sceptiques quant à la participation à des événements en direct. À cet égard, vous pouvez encore les faire participer et ne pas manquer votre événement en utilisant toutes les ressources technologiques numériques disponibles.
Grâce aux éléments virtuels présents dans les événements hybrides, vous pouvez mettre au point des présentations audiovisuelles créatives qui permettent à vos participants d’interagir. Mais vous devez également garder à l’esprit que rien ne vaut l’expérience en direct d’une interaction physique avec des orateurs invités de renommée mondiale, des experts et d’autres professionnels dans divers domaines.
Principaux points à retenir
Lorsqu’il s’agit d’organiser un événement pendant le COVID-19, il y a certainement beaucoup de choses à garder à l’esprit. En tant que planificateur d’événements, cette fois-ci, vous ne pensez pas seulement à mettre en œuvre un événement réussi, mais vous avez aussi la responsabilité supplémentaire de le rendre sûr pour tout le monde.
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